通用工具是指機械加工中使用的量具、刃具、磨具磨料、五金工具、金剛石及其制品、硬質(zhì)合金刀片等。規(guī)范和加強通用工具的管理，有助于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的正常運行，是實現(xiàn)企業(yè)技術(shù)進(jìn)步、提高管理水平的有力保證。通用工具管理的目標(biāo)是滿足科研、生產(chǎn)需要，保證產(chǎn)品質(zhì)量，提高生產(chǎn)效率，降低產(chǎn)品成本。
1 通用工具的管理原則
- 應(yīng)保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行，并利用價值工程原理，根據(jù)需要合理選擇工具，盡可能降低工具的庫存和消耗，加速現(xiàn)金流量周轉(zhuǎn)，提高經(jīng)濟效益。
- 應(yīng)適應(yīng)工具更新?lián)Q代的需要。我國加入WTO后，市場競爭更加激烈。為提高企業(yè)和產(chǎn)品的競爭力，必須充分發(fā)揮工具的使用效率并延長其使用壽命。
- 應(yīng)積極引進(jìn)激勵競爭機制和“以人為本”的技術(shù)經(jīng)濟管理方法。
- 應(yīng)有利于采用新工藝、新技術(shù)、新材料，促進(jìn)工具技術(shù)進(jìn)步，為與國際接軌做好前期準(zhǔn)備工作。
2 通用工具管理的工作程序及控制要求
- 采購
- 采購人員應(yīng)了解和遵守國家的物資政策和企業(yè)的規(guī)章制度，遵守職業(yè)道德，注意提高個人政治理論修養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。
- 利用現(xiàn)代化管理手段和計算機技術(shù)開發(fā)和應(yīng)用工具管理程序，實施“采購必比價，比價需公開”的原則，使采購工具的過程(詢價、比價、定價)始終處在可控狀態(tài)，避免“暗箱操作”的欺詐行為。
- 采購人員應(yīng)依據(jù)進(jìn)貨計劃，視用途的輕重緩急，有步驟地安排好采購、催交工作，做到進(jìn)展情況心中有數(shù)，并及時向上級主管部門匯報。
- 采購人員自行提貨的通用工具應(yīng)認(rèn)真檢查工具的型號、規(guī)格、技術(shù)條件、質(zhì)量證明(或合格證)、數(shù)量等是否符合要求；到廠后應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)(填寫入庫單，與質(zhì)量證明一并移交給主管待檢員，并檢查簽收)。
- 在外采購人員應(yīng)服從指揮，不得擅自行動。回廠后，除向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作外，應(yīng)按財務(wù)有關(guān)規(guī)定及時報銷差旅費和貨款。
- 對在外采購人員提出的業(yè)務(wù)或技術(shù)問題，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時、準(zhǔn)確地予以答復(fù)。
- 驗收
- 凡進(jìn)庫的通用工具，一律由驗收人員負(fù)責(zé)拆箱驗收；若驗收人員因公外出，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)。
- 工具進(jìn)庫時，應(yīng)首先進(jìn)行外觀檢查；檢查包裝是否損壞，若出現(xiàn)散包損壞工具，應(yīng)速向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并及時與運輸部門聯(lián)系。
- 出現(xiàn)散包缺數(shù)或工具損壞，且屬于運輸方責(zé)任的，應(yīng)及時督促運輸部門與車站貨運站聯(lián)系解決。
- 外觀檢查合格后，憑對方發(fā)票進(jìn)行核對(品種、規(guī)格、數(shù)量、合格證、無銹蝕、無缺件)后方可入庫；若有差錯，應(yīng)及時與對方聯(lián)系解決。
- 萬能量具外觀檢查合格后，應(yīng)及時啟封送計量部門復(fù)檢；合格品領(lǐng)取使用合格證交保管員簽字入庫；不合格品應(yīng)及時與生產(chǎn)廠聯(lián)系調(diào)換、退貨手續(xù)。
- 建立拆箱、送檢、入庫交接手續(xù)和原始臺賬，以便復(fù)查。
- 油封
- 進(jìn)庫量具(包括自制量具)外觀檢查合格后，交油封間啟封，然后交計量部門進(jìn)行復(fù)檢，開出使用合格證后返回重封；合格量具領(lǐng)取使用合格證交保管人員入庫，不合格品交有關(guān)人員辦理退貨手續(xù)。
- 凡油封到期的庫存量具需進(jìn)行重封，重封時應(yīng)事先由保管員和油封工提出重封計劃，然后按計劃規(guī)定日期進(jìn)行重封后辦理入庫手續(xù)。油封的有效期為半年，每半年抽查庫內(nèi)刃具的30%左右，以防止出現(xiàn)銹蝕。
- 檢定不合格的工具應(yīng)及時重封后交驗收人員辦理退貨、換貨手續(xù)。
- 油封人員應(yīng)嚴(yán)格按油封操作規(guī)程進(jìn)行操作，油封時應(yīng)注意油料的質(zhì)量和標(biāo)號，以保證油封質(zhì)量。
- 大力推廣先進(jìn)的防腐防銹工藝，不斷提高工具的油封質(zhì)量，以保持工具的良好狀態(tài)。
- 保管
- 努力開展工具的科學(xué)管理工作，堅持日清、月結(jié)、循環(huán)盤點制度，努力做到四定性(排、架、層、格)，四化(擺放五五化、存放系列化、保管標(biāo)準(zhǔn)化、安全衛(wèi)生經(jīng)?；?，四清(賬清、物清、資金清、質(zhì)量清)，三相符(賬、物、卡)。
- 工具入庫時應(yīng)認(rèn)真查對品種、規(guī)格、數(shù)量、精度、合格證等是否相符，經(jīng)核實后方可簽字上架入庫。
- 對新購工具的拆箱、啟封、送檢、入庫及財務(wù)結(jié)算等應(yīng)符合手續(xù)，做到入庫工具五清(賬清、物清、手續(xù)清、結(jié)算清及質(zhì)量狀況清)。
- 領(lǐng)用
- 通用工具的領(lǐng)用是以配備定額、周轉(zhuǎn)定額和消耗定額為依據(jù)，根據(jù)財務(wù)控制的資金限額，采用以舊換新的辦法，一般不需報計劃，但有下列情況應(yīng)向通用工具庫報計劃：
- 生產(chǎn)任務(wù)大、品種增多或機構(gòu)變動，原有工具確定周轉(zhuǎn)不開者，于年終盤點后報第二年新增工具計劃。
- 新品試制或新品生產(chǎn)需領(lǐng)用的工具，應(yīng)提前一季度報新品
